【保存版】ビジネスメールの書き方
海外とやり取りがある会社で働いている方は、英語でビジネスメールを書く機会があると思います。いざ書くとなると何から書いたらいいかわからなくなりませんか?
本記事を最後まで読むと、迷いなくメールを書けるようになりますので、ぜひ最後までご覧ください!
件名
件名は簡潔に内容を伝えることが重要です。また、それぞれの単語の頭文字を大文字にする必要があります。(接続詞、冠詞、前置詞は基本的に小文字)
例:
お礼 Thank You for ~~
依頼 Requesting for ~~
確認 Confirmation of ~~
通知 Notification of ~~
質問 Question Regarding ~~
外国の方は返信が遅いことがあるので、すぐに返信が欲しい場合は、"Urgent"や"Important"と入れるのをオススメします。
宛名
宛名は英語のメールでも必須です。必ず入れるようにしましょう。
例:
ご担当者様:To Whom it May Concern,
○○様①:Dear (ファーストネーム),
○○様②:Dear (タイトル+苗字),
○○様③:Dear (ファーストネーム+苗字),
最後の",(カンマ)”を忘れないように注意
書き出し
「お世話になっております」にあてはまる"I hope this message finds you well."は必須と言っても過言ではありません。その後に、どういう目的でメールを送ったのかを書くとベター!
締めの一文
ビジネスで使用できるフォーマルなものをいくつかご紹介します。
お返事お待ちしております:
I'am looking forward to hearing back from you.
I will be waiting for your email.
I hope to hear from you soon.
今後ともよろしくお願いします:
Thank you for your continued support.
We are honred to be able to work with you.
ご不明点等ございましたらご連絡ください:
Please feel free to contact me if you have any questions.
Should you have any questions, please feel free to contact me.
結びの言葉
英語のメールには、名前の前に結びの言葉が必要です。ビジネスでも使えるフォーマルなものをいくつかご紹介します。
Sincerel,
Best regards,
Kind regards,
メール全体の例文
メールの構造を大まかに把握していただければと思います。
Title: Thank You for the Information
Dear Michael,
I hope this email finds you mail.
I am sending this email to thank you for letting us know about the information.
We will take advantage of it to reach a conclusion.
Thank you very much for you continued support.
Sincrely,
Tinkerbell
訳:
件名:ご連絡ありがとうございます
マイケル様
お世話になっております。
情報をご提供いただきありがとうございます。結論を出すのに有効活用させていただきます。
今後ともよろしくお願いします。
ティンカーベル
まとめ
いかがでしたか?
上記でご説明した例文を使ってメールを送れば、失礼にあたることはありません。
ビジネスメールは慣れてしまえば簡単でので、たくさん送って慣れていきましょう!
それでは;)